Organigramma segreteria
ORGANIGRAMMA ASSISTENTI AMMINISTRATIVI
In considerazione dell’organico attuale (5 assistenti ) viene definita la seguente suddivisione dei compiti e mansioni:
AREA FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVO E DIDATTICO GENERALE
| Posta Generale | Invio – ricezione- protocollo-distribuzione-arichivio posta e circolari/leggi- scadenziario-albo-invio dati per sito | Benini |
| Registri | Acquisto o predisposizione – agg. e archiviazioneRegistri telefonate-fotocopie plessiRegistri firma insegnanti e assistenti/educ./Vicario Registri uscita anticipata alunni Registri circolari interneRegistri interclasse ed intersezione | Martinazzoli Benini |
| Consiglio di Istituto e Giunta Esecutiva | Elezioni C.D.I.-nomine-surroghe Convocazione riunioni. Ordini del giorno Invio documentazione ai membri Correzioni verbali- Delibere- Registri verbali Archiviazione documentazione- Albo | Benini |
| Collegi Docenti | Convocazione riunioni. Ordini del giorno Invio documentazione ai membri Correzioni verbali- Delibere- Registri verbali | Benini |
| Consigli Classe – Interclasse – Intersezione | ConvocazioniRaccolta verbali e archiviazione | Ortolani |
| Segreteria del Dirigente | Agenda appuntamenti D.S/Vicario Circolari- Comunicazioni settori vari | Martinazzoli
Milazzo Tutti |
| Calendario Scolastico | Avvisi alunni-genitori-enti calendario scolastico Comunicazioni variazioni- circolari e cartelli chiusureAggiornamento bacheca calendario | Ortolani Benini |
| Impegni-Incarichi e Assegnazioni docenti | Calendario impegni (inizio anno)Incarichi F.S. – F.I.S.(individ.-incarico-relaz.convocaz. commissioni-ecc.) Assegnazione docenti alle classi/plessi. Adempimenti fine anno | Milazzo Benini Pirro |
| P.O.F. Regolamenti Protocolli-convenzioni | Raccolta dati da DS/DocentiAggiornamento documenti-diffusionePredisposizione protocolli-convenzioniRapporti con Enti coinvolti | Milazzo Martinazzoli Pirro |
| Monitoraggi | Agg. schede-distribuzione e raccolta dati – sintesi | Mil.Mar. Pirro |
| INVALSI | Raccordo con docentiRegistrazione –Raccolta – inserimento-spedizione dati | OrtolaniOrtolani |
| Rilevazioni -Statistiche | Raccolta dati – registrazione –invio dati | Ortolani Benini |
| Sicurezza Edifici Scolastici | Incarichi sicurezza(individuali e generali)Gestione corsi di formazione-Attestati-Libr.Formaz.Sorveglianza Sanitaria (con Uff. personale)Segnaletica Materiali primo soccorsoVerifica documentazione RSPP-COMUNIArchiviazione e tenuta documentazione | Benini |
| Manutenzione Edifici – Arredi Riscaldamento – Mense -Palestre | Ricognizione plessi manutenzioni e riparazioni da effettuarsiElaborazione prospetti manutenzioni e arredi plessiInvio richieste ai ComuniControllo lavori effettuati –Agg. datiComunicazione orari riscaldamentoGuasti – malfunzionamenti riscaldamento
Avvio-interruzioni – problematiche mense-palestre |
Benini |
| Assemblee-Scioperi | Circolari al personale Riepilogo partecipanti –Registrazione ore assembleeAvvisi alle famiglie- comuni – vigiliSospensione mensaRilevazione MIUR e Rilevazione MEF | Benini |
| R.S.U. | Convocazioni – invio materialiVerbali e Contratti(stesura-diffusione) | Benini |
AREA CONTABILITA’- ACQUISTI – INVENTARIO
| Ordini e preventiviMateriali e laboratori | Raccolta richieste plessi/personalerichiesta preventivi alle varie ditte fornitriciProspetti comparativi –verifica fondi- reg. contratti a Bilancio-Ordine materiali –verifica ricevimento-registrazione- DURC –liquidazione fattureCollaudi-Registr. F.C.Inventario- Software-Inventari laboratori informatica e altriRegistrazione nel diritto allo studio dei singoli plessiRegistrazione spese bilancioContratti variContratti prestazione d’operaVerifica giacenze-discarichi-rinnovo inventari-furtiScadenziario fatture e pagamenti-spese postaliRichiesta- ritiro-archivio documenti estinti banca
Aggiornamento in SIDI anagrafiche creditori-debitori |
Benini |
| Abbonamenti riviste | predisposizione prospetto annaule visione al D.S./DSGAverifica prezzi e compilazione bollettini | Benini |
| Anagrafe delle Prestazioni | Rilevazione on line entro il 30/06 e 31/12 di ogni anno | Benini |
| Diritto allo studio | Richieste diritto allo studio per i ComuniRendiconti diritto allo studio e progetti | Benini |
AREA DIDATTICA
| Alunni: iscrizioni, frequenza, trasferimenti, assenze, certificati, fascicoli e rapporti casa-scuola | Agg.to modulistica iscrizioni-Richiesta-invio notizie/fascicoliRichiesta-invio certificati-nulla ostaAggiornamento fascicolo cartaceo e elettronico Obbligo formativo- -Orientamento scolastico- Comunicazioni agli alunni e alle famiglie- Circolari varie- | Ortolani |
| Dati e Statistiche alunni- Rilevazioni integrative: | Inserimenti dati nel Sidi, invio dati portale provincia iscrizioni II grado rilevazioni anagrafe alunni iscritti, invio dati ai centri territoriali alunni stranieri e alunni h. Sintesi alunni: classi-totali-h-stranieri-mensa-pre/postscuola-alternativa-trasporto-ecc. | Ortolani |
| Alunni disabili | Richiesta riconoscimento alunni H: invio moduli per richiesta di valutazione e riconoscimento alunni h ai genitori e alle ASL di competenza Protocollo Riservato: registrazione di diagnosi funzionali, certificati salute riservati alunni, richieste di certificazioni , ecc. Aggiornamento griglia diff. di apprendimento Archiviazione diagnosi funzionaleIncontri specialisti-docenti | Ortolani |
| Funzionamento didattico | Circolari alunni | OrtolanI Benini |
| Centro Territoriale Permanente | Gestione rapporti e documenti per Educazione agli adulti-Integrazione alunni stranieri- ecc | Ortolani |
| Scrutini, esami, prova Invalsi alunni classi terze secondaria. | Scrutini ed esami-Esami di idoneità-Esami di stato(preparazione di tutta la documentazione utile per gli esami: circolari,calendario esami,preparazione materiali, contatti con il presidente commissione, ecc.) Prova Invalsi alunni classi terze secondaria inserimento candidati nel portale Invalsi, preparazione schede individuali necessarie per la prova, verbali, invio schede all’Invalsi, ecc… | Ortolani |
| Documenti di valutazioneDiplomi | Predisposizione schede di valutazione primaria e secondaria, stampa e correzione schede certificazioniQuantificazione-ritiro-stampa-registro-consegna diplomi | Ortolani |
| Adozioni libri di testo | Invio ai docenti moduli scelta libri di testo per compilazioneinserimento nel portale Aie i libri scelti-predisposizione elenchi libri di testo da inserire nelle schede di valutazione degli alunni | Ortolani |
| Organico classi –docenti | Organico docenti-Organico ATA-Organico sostegno-Insegnanti Religione Cattolica aggiornamento e(inserimento dati nel portale e a SISSI/SIDI, compilazione e trasmissione moduli organici-ecc… | Ortolani Martinazz. |
| Formazione classi | predisposizione dati e elenchi | Ortolani |
| Consigli di intersezione-interclasse-classe | elezioni dei rappresentanti di classe/interclasse/intersezionecircolari, predisposizione materiale per elezioni, nomine rappresentanti, invio convocazioni riunionisurroghe – Comm. mensa | Ortolani |
| Applicazione legge divieto di fumo | invio circolari, individuazione ed incarico funzionari sorveglianza divieto di fumo, registri e verbali cartelli | Ortolani |
| Mensa scolastica | Agg, dati alunni iscritti alla mensa, invio elenchi ai plessi tabelle riassuntive dei numeri dei pasti fruiti dagli alunni e dai docenti, ecc. | Ortolani |
| Attività sportiva | Esoneri- Partecipazione ad attività sportive-iscrizioni alle gare ecc. Giochi della Gioventù | Ortolani |
| Scambi culturali-Trinity-Delf- ECDL | circolari, preparazione documentazione l Trinity , Delf e ECDL. Quantificazione costi | Ortolani |
| Patentino per il ciclomotore | circolari,contatti con i vigili, inserimento dati nel portale dell’Ufficio ambito territoriale XI, richeista e invio di documentazione alunni, ecc. | Ortolani |
| Infortuni alunni | Agg. e diffusione scheda assicurazioneRaccolta contributo – elenchiAgg. modulistica –denunce infortuni – chiusura pratiche -statistiche | Ortolani Benini |
| Infortuni personale | Agg. modulistica –denunce infortuni – chiusura pratiche -statistiche | Ortolani |
| Visite di Istruzione | Raccolta richieste preventivi, individuazione ditte,agg. e raccolta moduli richiesta visite istr.Acquisto bigliettitrasporto locale | Ortolani Ortolani |
| Uscite didattiche | Calendario di plesso-programmaz. e autorizzazioni | Ortolani |
| Progetti | Agg. e raccolta schede progetto(verifica completezza e coerenza)Collegamenti con esperti esterni –enti monitoraggi | Benini |
AREA PERSONALE
| Docenti e A.T.A. | Aggiornamento fascicoli – dati SISSI/SIDIElenchi – Elenchi firme-ecc. | MilazzoSavol. Mar |
| Docenti e A.T.A. | Assunzioni in servizio personale a T.D./T.I.: Raccolta documentazione(Adempimenti I.T.I.Predisposizione visite IFI ditta Sinermed Inserimento e stampa contratti Comunicazione e variazioni del personale all’ufficio di collocamento Anno di formazione/periodo di prova-conferma I.T.I. Richiesta/trasmissione/aggiornamento fascicoli personaliValutaz. Domande – inserim. Graduat. 2° 3° fasciaPart.time – TirocinioCertificati di servizioStampa graduatorie docenti infanzia e primaria,medie,ATA | Milazzo Pirro MartinazzoliMartedì. Pirro Mil.Mar.PirroPirroMartinaz.Mil.Mar.Mil.Mar. |
| Carriera | Dichiarazione dei serviziRicostruzioni-inquadramenti- agg. inquadramentiRiscatti-computo-ricongiunzioneCurriculumCessazioni | Pirro |
| Gestione assenze | Assenze per malattia-Assenze ingiustificate- FerieAssenze per maternità e congedi parentaliVisita fiscalePermessi diritto allo studio Permessi retribuiti- Permessi sindacaliPermessi brevi-cambi turnoAssenze del Dirigente Comunicazioni/inserimento dati assenze.net/SISSI/SIDI/sito della scuolaStatistiche interne e esterne | Milazzo
|
| Formazione Docenti | Raccolta dati –Agg. F.P. – MonitoraggiCorsi Formazione (iscrizioni-attestati-ecc.) | Mil.Mar. |
| Permessi Diritto allo Studio | Richieste- concessioni-conteggio | Milazzo |
| Personale A.T.A. | Predisposizione e controllo registri presenze – conteggio ore agg.ve-recuperi-intensificazione-ecc. | Milazzo |
| Supplenze | Aggiornamento dati-acquisizione graduatorieInserimenti domande graduatorieRicerca supplenti docenti infanzia e primaria:fonogramma di proposta contratto – emissione contratto – comunicazione SIDI e Uff. CollocamentoInserimento/agg.to posizione a SISSI/SIDI | MartinazzoliInf.+prim.Pirro secondariaMilazzo a.t.a. |
| Organico | Verifica e definizione organici con DSComunicazione /inserimento datiGraduatoria di istituto per soprannumero | Martinazzoli Milazzo |
| Mobilità | Circolari al personale Acquisizione-controllo-inserimento domande trasferimenti – utilizzi-assegnazioni-passaggi | MartinazzoliMilazzo |
| Contenzioso | Controversie individuali di lavoroAttività di conciliazione | Martinazzoli |
| Aspetti contabili del Personale | Retribuzione supplenti: stampa cedolini e invioStampa riepiloghi -F 24 UNIEMENS-CUD 770-IRAPDetrazioni – Assegno nucleo familiare Fondo EsperoCompensi aggiuntivi:invio-controllo-inserimento dati FI.S.predisposizione modulistica
Compilazione ,modelli disoccupazione-PA04 Pagamento ferieT.D.: invio a DPSV Gestione T.F.R.: Personale a T.D |
Pirro
Martinaz. Martinaz. |
| Estranei Amministrazione | Acquisizione dati- agg. fascicolo-comunicazione contratti- verifica mensile ore assistenti- certificazioni | Pirro |
| Organizzazione generale | Preparazione tabella riassuntiva orario docenti scuola primaria e secondaria (anche agg. e variazioni)Registri docenti e di classe- fabbisgono generale | Mil.Mar.. Mil.Mar |
| Protocollo riservato | Registrazione documenti con DS | Martinazzoli |
| Amministrazione digitale | Procedura identificazione docenti a T.DAusilio al personale per procedure online | Mil.Mar.SaMil.Mar.Sa |
AREA INFORMATICA
| Aggiornamenti e back-up Sissi | Back-up due volte/settimanaInstallazione Aggiornamenti – Migrazioni | OrtolaniMartinazzoli |
| Sito scolastico | Collegamento Gestore sito IC raccolta invio dati per Sito | Ortolani |
