Ultima modifica: 22 Settembre 2020
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Organigramma segreteria

ORGANIGRAMMA ASSISTENTI AMMINISTRATIVI

 In considerazione dell’organico attuale (5 assistenti )  viene definita la seguente suddivisione dei compiti e mansioni:

AREA FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVO E DIDATTICO  GENERALE

Posta Generale   Invio – ricezione- protocollo-distribuzione-archivio posta e circolari/leggi- scadenziario-albo-invio dati per sito Benini
Registri      
  • Acquisto o predisposizione – agg. e archiviazione
  • Registri telefonate-fotocopie  plessi
  • Registri firma insegnanti e assistenti/educ./Vicario
  • Registri uscita anticipata alunni
  • Registri circolari interne
  • Registri interclasse ed intersezione
                     Martinazzoli Benini
Consiglio di Istituto e Giunta Esecutiva
  •  Elezioni C.D.I.-nomine-surroghe 
  • Convocazione riunioni.
  • Ordini del giorno 
  • Invio documentazione ai membri 
  • Correzioni verbali- Delibere- Registri verbali 
  • Archiviazione documentazione- Albo
Benini
Collegi Docenti
  • Convocazione riunioni.
  • Ordini del giorno 
  • Invio documentazione ai membri
  •  Correzioni verbali- Delibere- Registri verbali
Benini
Consigli Classe – Interclasse – Intersezione
  • Convocazioni
  • Raccolta verbali e archiviazione
Ortolani 
Segreteria del Dirigente
  • Agenda appuntamenti D.S/Vicario                               
  • Circolari- Comunicazioni  settori vari                                      
Martinazzoli

Milazzo

Tutti

Calendario Scolastico
  • Avvisi alunni-genitori-enti
  • calendario scolastico  
  • Comunicazioni variazioni- circolari e cartelli chiusure
  • aggiornamento bacheca calendario
Ortolani Benini
Impegni-Incarichi e Assegnazioni docenti Calendario impegni (inizio anno)Incarichi F.S. – F.I.S.(individ.-incarico-relaz.convocaz. commissioni-ecc.) Assegnazione docenti alle classi/plessi. Adempimenti fine anno Milazzo Benini Mosca
P.O.F. Regolamenti  Protocolli-convenzioni Raccolta dati da DS/Docenti
Aggiornamento documenti-diffusione
Predisposizione  protocolli-convenzioni
Rapporti con Enti coinvolti
Milazzo Martinazzoli Mosca
Monitoraggi Agg. schede-distribuzione e raccolta dati – sintesi Milazzo Martinazzoli Mosca
INVALSI Raccordo con docenti Registrazione –Raccolta – inserimento-spedizione dati Ortolani
Rilevazioni -Statistiche Raccolta dati – registrazione –invio dati Ortolani Benini
Sicurezza Edifici Scolastici Incarichi sicurezza(individuali e generali)Gestione corsi di formazione-Attestati-Libr.Formaz.
Sorveglianza Sanitaria (con Uff. personale)
Segnaletica Materiali  primo soccorso
Verifica documentazione RSPP-COMUNI
Archiviazione e tenuta  documentazione
Benini
Manutenzione Edifici – Arredi Riscaldamento – Mense -Palestre  Ricognizione plessi manutenzioni e riparazioni da effettuarsi
Elaborazione prospetti manutenzioni e arredi plessi
Invio richieste ai Comuni
Controllo lavori effettuati –Agg. dati
Comunicazione orari riscaldamento
Guasti – malfunzionamenti riscaldamento
Avvio-interruzioni – problematiche mense-palestre
Benini
Assemblee-Scioperi Circolari al personale
Riepilogo partecipanti –
Registrazione ore assemblee
Avvisi alle famiglie-  comuni –  vigili
Sospensione mensa
Rilevazione MIUR e Rilevazione MEF
Benini
R.S.U. Convocazioni – invio materiali
Verbali e Contratti(stesura-diffusione)
Benini

 

  AREA CONTABILITA’- ACQUISTI – INVENTARIO  
Ordini e preventivi
Materiali  e  laboratori
Raccolta richieste plessi/personale
richiesta preventivi alle varie ditte fornitrici
Prospetti comparativi –verifica fondi- reg. contratti a Bilancio-
Ordine materiali –verifica ricevimento-registrazione- DURC –
liquidazione fatture
Collaudi-Registr.  F.C.Inventario- Software-
Inventari laboratori informatica e altri
Registrazione nel diritto allo studio dei singoli plessi
Registrazione spese bilancio
Contratti vari

Contratti prestazione d’opera
Verifica giacenze-discarichi-rinnovo inventari-furti
Scadenziario fatture e pagamenti-spese postali
Richiesta- ritiro-archivio documenti estinti  banca
Aggiornamento in SIDI  anagrafiche creditori-debitori
 Benini
Abbonamenti riviste predisposizione prospetto annuale visione al D.S./DSGA

verifica prezzi e compilazione bollettini

Benini
Anagrafe delle Prestazioni Rilevazione on line entro il 30/06 e 31/12 di ogni anno Benini
Diritto allo studio Richieste diritto allo studio per i Comuni

Rendiconti diritto allo studio e progetti

Benini

 

  AREA DIDATTICA  
Alunni: iscrizioni, frequenza, trasferimenti, assenze, certificati, fascicoli e rapporti casa-scuola    Agg.to modulistica iscrizioni-
Richiesta-invio  notizie/fascicoli
Richiesta-invio  certificati-nulla osta
Aggiornamento fascicolo cartaceo e elettronico
Obbligo formativo- -Orientamento scolastico- Comunicazioni agli alunni e alle famiglie-
Circolari varie-
Ortolani
Dati e Statistiche alunni- Rilevazioni integrative:  Inserimenti dati nel Sidi, invio dati  portale provincia iscrizioni II grado rilevazioni anagrafe alunni iscritti, invio dati ai centri territoriali alunni stranieri e alunni h. Sintesi alunni: classi-totali-h-stranieri-mensa-pre/postscuola-alternativa-trasporto-ecc. Ortolani  
Alunni disabili   Richiesta riconoscimento alunni H: invio moduli per richiesta di valutazione e riconoscimento alunni h ai genitori e alle ASL di competenza Protocollo Riservato: registrazione di diagnosi funzionali,  certificati salute riservati alunni,  richieste di certificazioni ,  ecc. Aggiornamento griglia diff. di apprendimento Archiviazione diagnosi funzionale
Incontri specialisti-docenti
Ortolani   
Funzionamento didattico Circolari alunni                                                        Ortolani Benini
Centro Territoriale Permanente Gestione rapporti e documenti per Educazione agli adulti-Integrazione alunni stranieri- ecc Ortolani
Scrutini, esami, prova Invalsi alunni classi terze secondaria. Scrutini ed esami-Esami di idoneità-Esami di stato(preparazione di tutta la documentazione utile per gli esami: circolari,calendario esami,preparazione  materiali,  contatti con il presidente commissione, ecc.) Prova Invalsi alunni classi terze secondaria inserimento candidati nel portale Invalsi, preparazione schede individuali  necessarie per la prova, verbali, invio schede all’Invalsi,  ecc… Ortolani
Documenti di valutazione
Diplomi
Predisposizione schede di valutazione primaria e secondaria, stampa e correzione schede certificazioniQuantificazione-ritiro-stampa-registro-consegna diplomi Ortolani
Adozioni libri di testo  Invio ai docenti  moduli scelta libri di testo per compilazione inserimento nel portale Aie i libri scelti-predisposizione elenchi  libri di testo da inserire nelle schede di valutazione degli alunni Ortolani    
Organico  classi –docenti   Organico docenti-Organico ATA-Organico  sostegno-Insegnanti Religione Cattolica aggiornamento e(inserimento dati nel portale e a SISSI/SIDI, compilazione e trasmissione  moduli organici-ecc… Ortolani Martinazzoli
Formazione classi predisposizione dati e elenchi Ortolani
Consigli di intersezione-interclasse-classe  elezioni dei rappresentanti di classe/interclasse/intersezione circolari, predisposizione materiale per elezioni, nomine rappresentanti, invio convocazioni riunioni surroghe –
Comm. mensa
Ortolani
Applicazione legge divieto di fumo invio circolari, individuazione ed incarico  funzionari sorveglianza  divieto di fumo, registri e verbali cartelli Ortolani
Mensa scolastica  Agg, dati alunni iscritti alla mensa, invio elenchi ai  plessi  tabelle riassuntive dei numeri dei pasti fruiti dagli alunni e dai docenti, ecc. Ortolani
Attività sportiva  Esoneri- Partecipazione ad attività sportive-iscrizioni alle  gare ecc. Giochi della Gioventù Ortolani
Scambi culturali-Trinity-Delf- ECDL Circolari, preparazione documentazione l Trinity , Delf e  ECDL. Quantificazione costi Ortolani
Patentino per il ciclomotore  circolari,contatti con i vigili, inserimento dati nel portale dell’Ufficio  ambito territoriale XI,  richeista e invio  di  documentazione alunni, ecc. Ortolani
Infortuni alunni Agg. e diffusione scheda assicurazioneRaccolta contributo – elenchiAgg. modulistica –denunce infortuni – chiusura pratiche -statistiche Ortolani Benini
Infortuni personale Agg. modulistica –denunce infortuni – chiusura pratiche -statistiche Ortolani
Visite di Istruzione Raccolta richieste  preventivi, individuazione ditte,agg. e raccolta moduli richiesta visite istr.Acquisto bigliettitrasporto locale Ortolani Ortolani
Uscite didattiche Calendario di plesso-programmaz. e autorizzazioni Ortolani
Progetti Agg. e raccolta schede progetto(verifica completezza e coerenza)Collegamenti con esperti esterni –enti monitoraggi Benini

 

  AREA   PERSONALE  
Docenti e A.T.A. Aggiornamento fascicoli – dati SISSI/SIDIElenchi – Elenchi firme-ecc. Milazzo Martinazzoli Mosca
Docenti e A.T.A. Assunzioni in servizio personale a T.D./T.I.: Raccolta documentazione(Adempimenti I.T.I.Predisposizione visite IFI ditta Sinermed Inserimento e stampa contratti Comunicazione e variazioni del personale all’ufficio di collocamento Anno di formazione/periodo di prova-conferma I.T.I. Richiesta/trasmissione/aggiornamento fascicoli  personaliValutaz. Domande – inserim. Graduat. 2° 3° fasciaPart.time –  TirocinioCertificati di servizioStampa graduatorie docenti infanzia e primaria,medie,ATA Milazzo Martinazzoli Mosca

 

Carriera Dichiarazione dei servizi
Ricostruzioni-inquadramenti- agg. inquadramenti
Riscatti-computo-ricongiunzione
Curriculum Cessazioni
Mosca
Gestione assenze Assenze per malattia-Assenze ingiustificate- FerieAssenze per maternità e congedi parentali
Visita fiscale Permessi diritto allo studio Permessi retribuiti- Permessi sindacali Permessi brevi-cambi turno
Assenze del Dirigente Comunicazioni/inserimento dati assenze.net/SISSI/SIDI/sito della scuola Statistiche interne e esterne
Milazzo     

 

 

Formazione Docenti Raccolta dati –Agg. F.P. – Monitoraggi Corsi Formazione (iscrizioni-attestati-ecc.) Milazzo MarTinazzoli
Permessi Diritto allo Studio Richieste- concessioni-conteggio Milazzo
Personale A.T.A. Predisposizione e controllo registri presenze – conteggio ore agg.ve-recuperi-intensificazione-ecc. Milazzo
Supplenze Aggiornamento dati-acquisizione graduatorieInserimenti domande graduatorieRicerca supplenti docenti infanzia e primaria:fonogramma di proposta contratto – emissione contratto – comunicazione SIDI  e Uff. CollocamentoInserimento/agg.to posizione a SISSI/SIDI Martinazzoli Inf.+prim.Mosca
secondaria Milazzo a.t.a.
Organico Verifica e definizione organici con DS
Comunicazione /inserimento datiGraduatoria di istituto per soprannumero
Martinazzoli Milazzo
Mobilità Circolari al personale
Acquisizione-controllo-inserimento domande trasferimenti – utilizzi-assegnazioni-passaggi
Martinazzoli Milazzo
Contenzioso Controversie individuali di lavoroAttività di conciliazione Martinazzoli
Aspetti contabili del Personale Retribuzione supplenti: stampa cedolini e invio
Stampa riepiloghi -F 24 UNIEMENS-CUD 770-IRAP

Detrazioni –  Assegno nucleo familiare Fondo Espero
Compensi aggiuntivi:invio-controllo-inserimento dati FI.S. predisposizione modulistica
Compilazione ,modelli disoccupazione-PA04
Pagamento ferieT.D.: invio a DPSV
Gestione T.F.R.: Personale a T.D
Mosca

 

Martinazzoli

Martinazzoli

Estranei Amministrazione Acquisizione dati- agg. fascicolo-comunicazione contratti- verifica mensile ore assistenti- certificazioni Mosca
Organizzazione generale  Preparazione tabella riassuntiva orario docenti scuola  primaria  e secondaria (anche agg. e variazioni)
Registri docenti e di classe- fabbisogno generale
Martinazzoli
Milazzo
Protocollo riservato Registrazione documenti con DS Martinazzoli
Amministrazione digitale Procedura identificazione docenti a T.D
Ausilio al personale per procedure  online
Martinazzoli Milazzo Mosca

 

 

  AREA INFORMATICA  
Aggiornamenti e back-up Sissi Back-up due volte/settimana

Installazione Aggiornamenti – Migrazioni

Ortolani Martinazzoli
Sito scolastico Collegamento Gestore sito IC raccolta invio dati per Sito Ortolani

 




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